U komt in aanraking met justitie en heeft behoefte aan goede hulp en snelle informatie.
U komt in aanraking met justitie en heeft behoefte aan goede hulp en snelle informatie.
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Tevens informeren wij u over uw privacy-rechten. Wij raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen en bij vragen contact met ons op te nemen.
Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring geldt voor alle personen van wie Mr. W.G. Nieman, advocaat en haar medewerkers persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van bij ons werkzame personen. Deze verklaring is derhalve van toepassing op:
• cliënten en andere relaties van Mr. W.G. Nieman;
• ontvangers van onze nieuwsbrieven en e-mails;
• bezoekers van door Mr. W.G. Nieman georganiseerde bijeenkomsten; en
• alle andere personen die contact met ons opnemen of van wie wij persoonsgegevens verwerken.
Wij verzamelen geen gegevens over personen jonger dan 16 jaar zonder de uitdrukkelijke toestemming van hun ouders of wettelijk vertegenwoordigers.
Wij registeren geen persoonsgegevens van bezoekers van onze website. Wij gebruik geen cookies. Onze website kan echter links naar websites, plug-ins en andere applicaties van derden bevatten. Indien u hiervan gebruik maakt, kunnen derden informatie over u verzamelen of met anderen delen. Hetzelfde geldt als u op onze website komt via een andere website of door gebruik van een zoekmachine. Wij hebben hier geen controle over en zijn hiervoor niet verantwoordelijk. Bij het verlaten van onze website, raden wij aan om de privacyverklaring van iedere website die u bezoekt goed door te lezen.
Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Wij verwerken afhankelijk van de gebruikte diensten en functionaliteiten de volgende gegevens:
Persoonsgegevens door u verstrekt:
• die nodig zijn voor het aannemen en ter behandeling van uw zaak;
• op contactformulieren of andere webformulieren;
• in schriftelijke correspondentie (incl. e-mails of andere vormen van elektronische communicatie);
• per telefoon of daarmee vergelijkbare vormen van communicatie; en
• tijdens (kennismakings-)gesprekken, bijeenkomsten, etc..
Persoonsgegevens verkregen via of gegenereerd door onze website, elektronische nieuwsbrieven, e-mails, telefoonsysteem of vergelijkbare methoden.
Persoonsgegevens verkregen uit andere bronnen, zoals
openbare zakelijke social media platforms;
het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster, de Basisregistratie Personen (BRP)en daarmee vergelijkbare instellingen in het buitenland; en
openbare zakelijke websites.
Het kan hierbij om de volgende gegevens gaan:
Identificatiegegevens: voor-, achter- en roepnaam, huwelijkse staat, titel, geboortedatum en geslacht.
Contactgegevens: adres, emailadres en telefoonnummers.
Financiële gegevens: bankrekeningnummer en betaalkaart gegevens.
Transactiegegevens: informatie over betalingen aan en van u en ten aanzien van eventuele diensten die u van ons hebt afgenomen of kosten die wij voor u hebben gemaakt.
Technische gegevens: IP adres, logingegevens, browser versie en type, tijdzone instellingen en locatie, browser plug-in types en versies, operating system en platform en andere technologie op het apparaat dat u gebruikt om onze website te bezoeken.
Profielgegevens: uw interesses, voorkeuren, feedback en surveyinformatie.
Gebruikersgegevens: informatie over uw gebruik van onze website en diensten.
Marketing en communicatie gegevens: uw voorkeuren aangaande de ontvangst van onze marketing en de wijze waarop uw met ons communiceert.
Zaakgegevens: alle relevante informatie voor de behandeling van uw zaak (uw zaakdossier), daaronder mede begrepen eventuele gegevens om te bepalen of u in aanmerking komt voor gefinancierde rechtsbijstand of vergoeding op basis van een (rechtsbijstands-)verzekering.
Cliëntenonderzoekgegevens: alle gegevens die wij nodig hebben om u of een ander als cliënt te kunnen toelaten, te identificeren en om de achtergrond van en de betrokkenen bij een transactie te kennen en daarover verantwoording te kunnen afleggen, zulks in het kader van de op ons van toepassing zijnde wet en regelgeving. U moet hier vooral denken aan regels met betrekking tot identificatie van de Nederlandse Orde van Advocaten, alsmede onze verplichtingen in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme en daarmee vergelijkbare binnen en buitenlandse wet en regelgeving.
Wij bewaren geen bijzondere persoonsgegevens, zoals bedoeld in de AVG, tenzij dit voor de behandeling van uw zaak noodzakelijk en toegestaan is. Dit zijn gegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke voorkeur, gezondheid, seksuele voorkeur, lidmaatschap van een vakbond, strafrechtelijk verleden of het Burgerservicenummer (BSN).
Rechtsgronden
Wij zullen uw gegevens alleen gebruiken op een of meer van de onderstaande wettelijke gronden en met inachtneming van ons beroepsgeheim en andere specifiek voor advocaten geldende wet- en regelgeving:
om een overeenkomst waarin u ons een opdracht hebt verstrekt uit te kunnen voeren;
voor het nakomen van eventuele wettelijke verplichtingen, die op ons rusten (denkt u hierbij onder andere aan belastingverplichtingen en onze verplichtingen in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme);
om uw vitale belangen of die van een andere persoon te beschermen;
voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag;
wanneer dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of van een derde, behalve wanneer uw belangen of grondrechten en fundamentele vrijheden zwaarder wegen. Wij hebben een gerechtvaardigd belang wanneer een verwerking aantoonbaar noodzakelijk is om onze bedrijfsactiviteiten te verrichten.
Wij kunnen uw persoonlijke gegevens ook verwerken na uw verkregen toestemming, maar wij doen dat alleen wanneer de verwerking niet onder een van de andere hierboven genoemde wettelijk toegestane gronden valt. U heeft altijd het recht om uw toestemming in te trekken. Neemt u in dat geval contact met ons op.
Verwerkingsdoeleinden
Hieronder zetten wij uiteen voor welke doeleinden wij uw persoonsgegevens gebruiken en op welke wettelijke basis dit gebeurt.
| Doelstellingen | Type persoonsgegeven | Rechtsgrond/gerechtvaardigd belang |
|---|---|---|
| Registratie als cliënt, aannemen van de zaak of intake(-gesprek) | a) identificatie b) contact c) zaak d) cliëntenonderzoek |
a) uitvoering van een overeenkomst b) nakoming wettelijke verplichting |
| Registratie als deelnemer aan of geïnteresseerde in een bijeenkomst e.d. | a) identificatie b) contact | a) uitvoering van een overeenkomst b) nakoming wettelijke verplichting |
| Verwerking en levering van goederen en diensten: o.a. – boekhouding – inning vorderingen | a) identificatie b) contact c) financieel d) transactie e) marketing en communicatie f) zaak g) cliëntenonderzoek | a) uitvoering van de overeenkomst b) gerechtvaardigd belang: incasso c) nakoming wettelijke verplichting |
| Relatiebeheer: o.a. – informatie bij veranderingen van onze voorwaarden en privacy verklaring – feedback | a) identificatie b) contact c) profiel d) marketing en communicatie | a) uitvoering van de overeenkomst b) nakoming wettelijke verplichting c) gerechtvaardigd belang: up to date houden van onze bestanden en bestudering gebruik van onze producten en diensten |
| Klantenonderzoek | a) identificatie b) contact c) profiel (d) gebruik e) marketing en communicatie | a) uitvoering van de overeenkomst b) gerechtvaardigd belang: bestudering gebruik van onze producten en diensten, productontwikkeling en bevordering van onze activiteiten |
| Het beheren en beschermen van onze organisatie, activiteiten en websites alsmede de bescherming van de privacy van cliënten (o.a. troubleshooting, data analyse, testen, systeemonderhoud, support, verslaglegging, hosten van data en camerabeveiliging) | a) identificatie b) contact c) technisch d) zaak e) cliëntenonderzoek f) camerabeelden | a) gerechtvaardigd belang: bedrijfsvoering, administratie en IT diensten, netwerkbeveiliging, fraudebestrijding en interne organisatie b) nakoming wettelijke verplichting c) om uw vitale belangen of die van een andere persoon te beschermen |
| Verstrekken van voor u relevante informatie en het meten van de effectiviteit daarvan | a) identificatie b) contact c) profiel d) gebruik e) marketing en communicatie f) technisch g) zaak | a) uitvoering van de overeenkomst b) gerechtvaardigd belang: bestudering van gebruik van onze producten en diensten, productontwikkeling, bevordering van onze activiteiten en bepaling van onze marketingstrategie |
| Data analyse om onze websites, producten en diensten, marketing, klantenrelatie en ervaringen te verbeteren | a) technisch b) gebruik | Gerechtvaardigd belang: Onderscheiden van type klanten voor onze producten en diensten, updaten van onze websites en ontwikkeling van onze activiteiten en bepaling van onze marketingstrategie |
| Het doen van suggesties en aanbevelingen ten aanzien van producten en diensten die u zouden kunnen interesseren | a) identificatie b) contact c) technisch d) gebruik e) profiel | a) uitvoering van de overeenkomst b) gerechtvaardigd belang: productontwikkeling en bevordering van onze activiteiten |
| Uitvoering van uw verzoeken om rechtsbijstand, informatie of advies en het meten van de effectiviteit daarvan | a) identificatie b) contact c) profiel d) gebruik | a) identificatie b) contact c) profiel d) gebruik e) financieel f) transactie g) marketing en communicatie h) technisch i) zaak j) cliëntenonderzoek a) uitvoering van de overeenkomst b) gerechtvaardigd belang: bestudering van gebruik van onze producten en diensten, productontwikkeling, bevordering van onze activiteiten en bepaling van onze marketingstrategie c) nakoming wettelijke verplichting d) om uw vitale belangen of die van een andere persoon te beschermen |
Marketing en “opting out”
Wij kunnen gegevens gebruiken om ons een beeld te vormen over dat wat u mogelijk wilt of nodig heeft of wat u interesseert. Hierdoor kunnen wij beslissingen nemen over voor u relevante producten, diensten en aanbiedingen (marketing). U kunt zo nu en dan (zonder uw voorafgaande toestemming) marketing berichten van ons ontvangen, tenzij u heeft aangegeven daar geen prijs op te stellen. Voor het geval wij uw persoonsgegevens voor marketing doeleinden met een derde delen (wat wij in de regel niet zullen doen) zullen wij van te voren uw uitdrukkelijk toestemming vragen. U heeft altijd en bij ieder bericht de mogelijkheid om ons vragen te stoppen met het zenden van marketing berichten. Bij marketingacties verwerken wij geen bijzondere persoonsgegevens en geen vertrouwelijke gegevens die door het beroepsgeheim van advocaten zijn beschermd. Indien wij van u een persoonlijk, individueel, marketing klantprofiel zouden willen aanleggen, zullen wij daarvoor uw voorafgaande toestemming vragen. U kunt deze toestemming altijd later weer intrekken.
Verandering van doeleinden
Wij zullen uw persoonsgegevens alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor deze werden verzameld, tenzij wij redelijkerwijs van mening zijn dat wij het voor een andere reden kunnen gebruiken, die verenigbaar is met het oorspronkelijke doel. Indien dit niet het geval is en wij uw gegevens toch willen gebruiken, zullen wij daarover contact met u opnemen om dit uit te leggen.
Het kan voorkomen dat wij persoonlijke informatie verwerken zonder dat u daarvan op de hoogte bent of mee in heeft gestemd, daar waar de wet dit mogelijk maakt of voorschrijft.
Internationale overdracht van persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens blijven in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
Het kan echter soms nodig zijn uw persoonsgegevens door te geven aan partijen gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld indien dat noodzakelijk is voor de behandeling van uw dossier. Ook kan het zijn dat doorgifte noodzakelijk is omdat een datacenter of onze leverancier buiten de EER gevestigd is. Wij geven alleen persoonsgegevens door aan partijen gevestigd buiten de EER onder de voorwaarden die de wet en regelgeving ten aanzien van gegevensbescherming daaraan stelt. Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mogen persoonsgegevens uitsluitend worden doorgegeven aan partijen buiten de EER indien een specifieke afwijking van toepassing is of een passend niveau is gewaarborgd voor de bescherming van de persoonsgegevens. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer wij persoonsgegevens doorgegeven naar een land met een passend beschermingsniveau, gebruik maken van een contract met de leverancier waarop de EU Model Clauses van toepassing zijn of er sprake is van doorgifte aan een leverancier in de Verenigde Staten die onderdeel uitmaakt van het EU-VS Privacy schild (Privacy Shield). Onder het Privacy Shield moet een leverancier een zelfde beschermingsniveau garanderen als in de EER vereist is. Voor meer informatie over de internationale overdracht van persoonsgegevens en de derden op wie dit betrekking heeft, kunt u contact met ons opnemen.
Beveiliging
Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen ten aanzien van uw persoonsgegevens tegen te gaan. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, de toegang tot de gegevens afgeschermd is en onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Mocht er onverhoopt toch sprake zijn van een beveiligingsincident met mogelijke gevolgen voor uw privacy, dan zullen wij in de gevallen waarin wij daartoe verplicht zijn u en de toezichthouder daar zo spoedig mogelijk over informeren en op de hoogte stellen van de maatregelen, die wij hebben genomen om de gevolgen te beperken en herhaling in de toekomst te voorkomen.
Toegang tot uw gegevens
Uw persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor en worden gedeeld met personen en partijen die daarvan kennis moeten nemen. De personen die kennis moeten nemen van uw gegevens zijn alle contractueel en/of wettelijk verplicht deze vertrouwelijk te behandelen.
Verstrekking aan derden
Het kan zijn dat wij ter uitvoering van de hiervoor genoemde doeleinden uw persoonsgegevens met derden moeten delen. U moet hier onder andere denken aan IT bedrijven of automatiseerders, professionele adviseurs (bijvoorbeeld andere advocaten, notarissen, fiscalisten, banken, accountants en verzekeringsmaatschappijen) en de belastingdienst. Wanneer wij uw gegevens aan een derde verstrekken zorgen wij er onder andere voor dat uw gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt, dat ons beroepsgeheim wordt gewaarborgd en dat deze derde de veiligheid van uw persoonsgegevens bewaakt en in overeenstemming met de toepasselijke wet en regelgeving behandelt. Het is derden niet toegestaan om uw persoonsgegevens voor eigen doeleinden te gebruiken. In voorkomende gevallen zullen wij met derden, die uw gegevens in onze opdracht verwerken, een verwerkersovereenkomst en/of geheimhoudingsovereenkomst sluiten om dit te waarborgen. Het kan echter zijn dat dit niet nodig is, omdat de derde een beroepsgeheim heeft en/of afdoende waarborgen geeft in een eigen privacyverklaring. Verder zullen wij de gegevens niet aan derden verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Voor meer informatie over de derden waaraan wij gegevens verstrekken kunt u altijd contact met ons opnemen.
Bewaartermijn
Wij bewaren de gegevens niet langer dan
noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze werden verzameld; en
de bewaartermijn op grond van toepasselijke gedrags- en beroepsregels en baanbevelingen, dan wel (als die er niet zijn) uiterlijk twee jaren na de beëindiging van de behandeling van de zaak.
Uitgezonderd hiervan zijn de gegevens die wij langer moeten bewaren, omdat de wet ons dit verplicht. Zo zijn wij wettelijk verplicht bepaalde informatie over u te bewaren op grond van fiscale wetgeving: in Nederland tot minimaal zeven jaar nadat u opgehouden bent klant van ons te zijn.
Na het einde van de opdracht archiveren wij een digitale kopie van het in verband met de opdracht door ons opgebouwde dossier. Eventuele hardcopies of originele stukken kunnen door ons worden vernietigd. Het door ons gedigitaliseerde dossier wordt 7 tot 20 jaren na betaling van de laatste factuur bewaard, waarna wij het mogen vernietigen (zie ook onze algemene voorwaarden). U kunt altijd contact met ons opnemen voor specifieke informatie over onze bewaartermijnen.
Uw rechten
U hebt de volgende rechten met betrekking tot het verwerken van uw persoonlijke gegevens:
Recht op inzage: Dit betekent dat u bij ons kunt navragen welke persoonsgegevens wij verwerken en waarvoor wij deze gebruiken.
Recht op rectificatie en aanvulling: Onjuiste gegevens moeten door ons worden gerectificeerd en waar nodig aangevuld.
Recht op vergetelheid: Dit recht houdt in dat wij in een aantal gevallen persoonsgegevens moeten wissen, indien u dat vraagt. Het gaat hier om de volgende gevallen: (a) wij hebben de persoonsgegevens niet meer nodig, (b) u heeft toestemming gegeven voor het gebruik van uw persoonsgegevens, maar trekt die weer in, (c) u heeft terecht bezwaar gemaakt tegen verwerking van uw gegevens, (d) er is sprake van onrechtmatige verwerking, (e) de wettelijke bewaartermijn is verlopen of (f) de betrokkene is jonger dan 16 jaar en de persoonsgegevens van de minderjarige zijn verzameld via een app of website.
Recht op dataportabiliteit: Indien u daar om vraagt, moeten wij uw persoonsgegevens overdragen, zodat u uw gegevens in een andere omgeving kunt hergebruiken.
Beperking van de verwerking: U kunt ons in de volgende gevallen vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens op te schorten: (a) om te controleren of de gegevens wel kloppen, (b) wanneer de verwerking onrechtmatig is, maar u niet wilt dat wij de gegevens wissen, (c) wanneer wij de gegevens niet langer nodig hebben, maar u deze nodig heeft voor een rechtsvordering en (d) in het geval dat u ons gevraagd heeft u gegevens niet langer te gebruiken, maar wij na moeten gaan of wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben voor verwerking.
Bezwaar tegen gegevensverwerking: U kunt tegen de verwerking van persoonsgegevens op grond van een taak van algemeen belang of een gerechtvaardigd belang bezwaar maken. Wij moeten dan stoppen met de verwerking van deze gegevens, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of die te maken hebben met een rechtsvordering. U kunt altijd bezwaar maken tegen het gebruik van persoonsgegevens voor direct marketing of profilering voor deze marketingdoeleinden.
Intrekking van gegeven toestemming: Daar waar wij verwerken op basis van uw toestemming, heeft u altijd het recht deze in te trekken. Deze intrekking heeft geen betrekking op eerdere verwerkingen.
Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering: Indien wij een besluit zouden nemen op basis van automatisch verwerkte gegevens, heeft u het recht om ons te vragen een nieuw besluit te nemen waarbij een mens de gegevens heeft beoordeeld.
Behandeling van uw verzoek
Wij zullen aan bovenstaande verzoeken tegemoetkomen, tenzij wij een dringend gerechtvaardigd belang of wettelijke verplichting hebben om dit niet te doen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn, wanneer uw verzoek betrekking heeft op gegevens die onder onze geheimhouding vallen, een verzoek onduidelijk is (wij verzoeken u duidelijk aan te geven met redenen omkleed op welk recht u zich beroept), onredelijk vaak wordt gedaan, onmogelijk is, een onevenredige inspanning vergt van onze organisatie of systemen of wanneer de privacy van anderen in het geding is.
Wij proberen om uw verzoek binnen een maand te beantwoorden. In sommige gevallen kan dit langer duren als uw verzoek complex is of uw meerdere verzoeken heeft gedaan. In dat geval zullen wij u daarvan op de hoogte stellen en u blijvend op de hoogte houden.
In beginsel zijn er aan de uitvoering van uw verzoek geen kosten verbonden. Wij mogen u wel een redelijke vergoeding vragen, wanneer uw verzoek duidelijk ongefundeerd, herhaald of excessief is.
Het kan zijn dat wij u om specifieke informatie vragen om uw identiteit te bevestigen om aan u verzoek tegemoet te komen, bijvoorbeeld door toezending van een kopie van uw identiteitsbewijs (maak wel het Burgerservicenummer onleesbaar). Hierdoor kunnen wij vaststellen of u toegang heeft tot uw persoonsgegevens of een of meer van uw andere rechten kunt uitoefenen. Dit is een beveiligingsmaatregel om te voorkomen dat onbevoegden toegang tot uw gegevens hebben.
Klachten en Autoriteit Persoonsgegevens
Indien u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, verzoeken wij u daarover contact met ons op te nemen, zodat wij met u naar een oplossing kunnen zoeken. U heeft op grond van de privacywetgeving altijd het recht om een klacht in te dienen bij de privacy-toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl.
Wijzigingen
Er kunnen veranderingen optreden in de persoonsgegevens die wij van u bewaren en de wijze waarop wij dat doen, alsmede in de toepasselijke wet en regelgeving. Wij kunnen onze privacyverklaring derhalve aanpassen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Wij raden u aan deze privacyverklaring regelmatig te checken, zodat u geïnformeerd blijft.
Inwerkingtreding
Deze privacyverklaring is in werking getreden op 22 mei 2018.